Паперова трудова книжка більше не є єдиним джерелом підтвердження стажу. З 2021 року в Україні діє електронний облік трудової діяльності, а дані з паперових книжок потрібно перенести до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду. Це стосується насамперед періодів роботи до 1 січня 2004 року.
Перехідний період формально завершився 10 червня 2026 року, але можливість подати скан-копії зберігається. Паперовий документ не втрачає чинності для підтвердження стажу, проте його оцифрування значно спрощує призначення пенсії та зменшує ризики втрати інформації.
Нижче — детальний розбір усіх способів, вимог до сканів, дій у разі втрати книжки та типових помилок, які найчастіше призводять до відмови.
Чому оцифрування все ще актуальне після 10 червня 2026 року
Закон № 1217-IX запровадив електронний облік і встановив п’ятирічний термін для внесення відсутніх відомостей. Після 10 червня 2026 року Пенсійний фонд продовжує приймати скан-копії. Офіційна позиція ПФУ та Мінсоцполітики однозначна: стаж не зникає через відсутність оцифрованої копії, а паперова книжка залишається дійсним документом.
Головна причина не відкладати процес — практична. Паперові книжки губляться, псуються, а підприємства ліквідуються. Особливо складно підтверджувати стаж за періоди до 2004 року, коли персоніфікований облік ще не працював у сучасному вигляді. Електронна версія зберігається в державному реєстрі і доступна онлайн у будь-який момент.
З практики спеціалістів ПФУ видно, що найбільше проблем виникає саме тоді, коли людина вже близька до пенсійного віку і починає збирати документи. Оцифрування наперед знімає цей стрес.
Кому потрібно оцифровувати трудову книжку
Оцифрування потрібне тим, хто має періоди роботи до 1 січня 2004 року. Дані після цієї дати вже потрапляють до реєстру через звіти роботодавців. Якщо ви почали працювати пізніше 2004 року і всі записи вже відображаються в особистому кабінеті — додатково нічого робити не треба.
Подати відомості можуть:
- сам працівник (через особистий кабінет застрахованої особи);
- роботодавець (через кабінет страхувальника);
- особа особисто в будь-якому сервісному центрі ПФУ.
Роботодавець не зобов’язаний це робити примусово. Якщо книжка вже на руках у працівника, відповідальність за подання лежить на ньому самому.
Вимоги до скан-копій: як зробити так, щоб ПФУ прийняв
Найчастіша причина відхилення — невідповідність технічних вимог. Скани мають бути:
- кольоровими (чорно-білі не приймають);
- чіткими, з усіма реквізитами — серія, номер, печатки, підписи, ПІБ власника;
- зробленими з оригіналів у хронологічному порядку;
- у форматі JPG або PDF;
- розміром кожного файлу не більше 1 МБ;
- рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.
Сканувати потрібно всі заповнені сторінки, включаючи титульну, відомості про роботу, нагородження, заохочення та вкладиші. Записи, зроблені після 10 червня 2021 року, також сканують, якщо вони є в книжці.
Додатково можна подати:
- військовий квиток;
- диплом або атестат про очне навчання з додатком;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- документи про зміну прізвища;
- довідки, накази, виписки, якщо є прогалини в книжці.
Якщо фотографуєте телефоном, використовуйте рівне розсіяне світло, тримайте апарат паралельно сторінці і перевіряйте, щоб текст був читабельним. Багато хто зменшує розмір файлу через онлайн-компресори, зберігаючи якість.
Покрокова інструкція самостійного оцифрування через портал ПФУ
Це найзручніший спосіб, якщо є кваліфікований електронний підпис (КЕП), Дія.Підпис або можливість увійти через BankID / ID.GOV.UA.
- Зайдіть на portal.pfu.gov.ua і авторизуйтесь.
- У лівому меню оберіть «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальні дані (частина підтягується автоматично) і надайте згоду на обробку персональних даних.
- Натисніть «Додати файл» і завантажте скан-копії всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку.
- Перевірте файли, підпишіть звернення КЕП або Дія.Підписом і натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
Статус заявки можна відстежувати в розділі «Мої звернення». Після обробки дані з’являться у вкладці електронної трудової книжки.
Альтернативні способи: через роботодавця та особисто
Якщо ви працюєте, можете звернутися до кадрової служби. Роботодавець сканує книжку і подає через кабінет страхувальника. Після успішного оцифрування він зобов’язаний видати оригінал вам на руки під підпис.
Особисте звернення до сервісного центру ПФУ підходить тим, хто не має електронного підпису або не може зробити якісні скани. Візьміть паспорт, ідентифікаційний код і саму трудову книжку. Фахівці самі відсканують і внесуть дані. Звертатися можна до будь-якого сервісного центру, незалежно від місця реєстрації.
Для громадян за кордоном онлайн-подання через портал залишається основним варіантом — фізична присутність не потрібна.
Що робити, якщо трудова книжка втрачена або пошкоджена
Втрата паперової книжки не означає втрату стажу. Підтвердити періоди можна іншими документами:
- довідками з підприємств або від правонаступників;
- архівними довідками;
- виписками з наказів;
- особовими рахунками та відомостями на видачу зарплати;
- письмовими трудовими договорами.
Якщо підприємство ліквідоване і документів немає, стаж окремими періодами може встановлюватися на підставі показань не менше двох свідків, які працювали разом із вами і мають підтвердження власної роботи за той самий час. Такий порядок передбачений постановою Кабміну № 637.
У випадку знищення документів через бойові дії чи окупацію процедура аналогічна — збирають усі наявні підтвердження і звертаються до ПФУ. Дублікат трудової книжки оформлюють за останнім місцем роботи або на новому місці праці за заявою працівника.
Як перевірити, чи книжка вже оцифрована, і що робити далі
Увійдіть до особистого кабінету на portal.pfu.gov.ua. У розділі «Електронна трудова книжка» перегляньте вкладку з записами та оцифрованими даними. Якщо все відображається коректно — додаткових дій не потрібно.
Можна також замовити витяг з електронної трудової книжки через «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів». Цей витяг використовується при працевлаштуванні замість паперової книжки.
Після 10 червня 2026 року роботодавці не зберігають паперові трудові книжки працівників. При прийнятті на роботу кандидат може надати або паперову книжку, або витяг з реєстру. Роботодавець не має права вимагати саме паперовий варіант.
Поширені помилки, які затягують процес
Найчастіше люди допускають такі промахи:
- сканують чорно-білі копії або нечіткі фото;
- завантажують файли більші за 1 МБ;
- пропускають окремі сторінки або порушують хронологію;
- не перевіряють правильність записів у самій книжці перед скануванням (помилки в ПІБ, відсутні печатки, незасвідчені виправлення);
- подають лише частину документів, забуваючи про періоди навчання, військової служби чи догляду за дитиною.
Перед поданням варто уважно переглянути всі записи. Якщо знайшли помилки — спочатку виправте їх у встановленому порядку, а вже потім скануйте.
Також багато хто думає, що після 10 червня 2026 року вже пізно. Це не так. Процедура залишається відкритою, просто черги в сервісних центрах можуть бути довшими.
Ключові інсайти
Оцифрування трудової книжки — це не формальність, а захист вашого страхового стажу. Найзручніший шлях сьогодні — самостійно через портал ПФУ за умови наявності електронного підпису. Якщо технічних можливостей немає, звертайтеся особисто або через роботодавця.
Пам’ятайте: паперова книжка не втрачає сили, але електронна версія робить підтвердження стажу швидким і надійним. Чим раніше дані потраплять до реєстру, тим менше ризиків у майбутньому — особливо при призначенні пенсії. Перевірте свій кабінет уже сьогодні і закрийте це питання раз і назавжди.