Бумажная трудовая книжка больше не является единственным источником подтверждения стажа. С 2021 года в Украине действует электронный учёт трудовой деятельности, а данные из бумажных книжек необходимо перенести в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда. Это касается прежде всего периодов работы до 1 января 2004 года.
Переходный период формально завершился 10 июня 2026 года, однако возможность подать скан-копии сохраняется. Бумажный документ не утрачивает силу для подтверждения стажа, но его оцифровка значительно упрощает назначение пенсии и снижает риски потери информации.
Ниже — подробный разбор всех способов, требований к сканам, действий в случае утери книжки и типичных ошибок, которые чаще всего приводят к отказу.
Почему оцифровка по-прежнему актуальна после 10 июня 2026 года
Закон № 1217-IX ввёл электронный учёт и установил пятилетний срок для внесения отсутствующих сведений. После 10 июня 2026 года Пенсионный фонд продолжает принимать скан-копии. Официальная позиция ПФУ и Минсоцполитики однозначна: стаж не исчезает из-за отсутствия оцифрованной копии, а бумажная книжка остаётся действительным документом.
Главная причина не откладывать процесс — практическая. Бумажные книжки теряются, портятся, а предприятия ликвидируются. Особенно сложно подтверждать стаж за периоды до 2004 года, когда персонифицированный учёт ещё не работал в современном виде. Электронная версия хранится в государственном реестре и доступна онлайн в любой момент.
Из практики специалистов ПФУ видно, что больше всего проблем возникает именно тогда, когда человек уже близок к пенсионному возрасту и начинает собирать документы. Оцифровка заранее снимает этот стресс.
Кому нужно оцифровывать трудовую книжку
Оцифровка нужна тем, у кого есть периоды работы до 1 января 2004 года. Данные после этой даты уже попадают в реестр через отчёты работодателей. Если вы начали работать позже 2004 года и все записи уже отображаются в личном кабинете — дополнительно ничего делать не требуется.
Подать сведения могут:
- сам работник (через личный кабинет застрахованного лица);
- работодатель (через кабинет страхователя);
- лицо лично в любом сервисном центре ПФУ.
Работодатель не обязан делать это принудительно. Если книжка уже на руках у работника, ответственность за подачу лежит на нём самом.
Требования к скан-копиям: как сделать так, чтобы ПФУ принял
Самая частая причина отклонения — несоответствие техническим требованиям. Сканы должны быть:
- цветными (чёрно-белые не принимают);
- чёткими, со всеми реквизитами — серия, номер, печати, подписи, ФИО владельца;
- сделанными с оригиналов в хронологическом порядке;
- в формате JPG или PDF;
- размером каждого файла не более 1 МБ;
- рекомендуемое разрешение — 300 dpi.
Сканировать нужно все заполненные страницы, включая титульную, сведения о работе, награждения, поощрения и вкладыши. Записи, сделанные после 10 июня 2021 года, также сканируют, если они есть в книжке.
Дополнительно можно подать:
- военный билет;
- диплом или аттестат об очном обучении с приложением;
- свидетельство о рождении ребёнка (для женщин);
- документы о смене фамилии;
- справки, приказы, выписки, если есть пробелы в книжке.
Если фотографируете телефоном, используйте ровный рассеянный свет, держите аппарат параллельно странице и проверяйте, чтобы текст был читаемым. Многие уменьшают размер файла через онлайн-компрессоры, сохраняя качество.
Пошаговая инструкция самостоятельной оцифровки через портал ПФУ
Это самый удобный способ, если есть квалифицированная электронная подпись (КЭП), Дия.Подпись или возможность войти через BankID / ID.GOV.UA.
- Зайдите на portal.pfu.gov.ua и авторизуйтесь.
- В левом меню выберите «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях».
- Заполните общие данные (часть подтягивается автоматически) и дайте согласие на обработку персональных данных.
- Нажмите «Добавить файл» и загрузите скан-копии всех заполненных страниц в хронологическом порядке.
- Проверьте файлы, подпишите обращение КЭП или Дия.Подписью и нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».
Статус заявки можно отслеживать в разделе «Мои обращения». После обработки данные появятся во вкладке электронной трудовой книжки.
Альтернативные способы: через работодателя и лично
Если вы работаете, можете обратиться в кадровую службу. Работодатель сканирует книжку и подаёт через кабинет страхователя. После успешной оцифровки он обязан выдать оригинал вам на руки под подпись.
Личное обращение в сервисный центр ПФУ подходит тем, у кого нет электронной подписи или кто не может сделать качественные сканы. Возьмите паспорт, идентификационный код и саму трудовую книжку. Специалисты сами отсканируют и внесут данные. Обращаться можно в любой сервисный центр, независимо от места регистрации.
Для граждан за границей онлайн-подача через портал остаётся основным вариантом — физическое присутствие не требуется.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена
Утеря бумажной книжки не означает потерю стажа. Подтвердить периоды можно другими документами:
- справками с предприятий или от правопреемников;
- архивными справками;
- выписками из приказов;
- лицевыми счетами и ведомостями на выдачу зарплаты;
- письменными трудовыми договорами.
Если предприятие ликвидировано и документов нет, стаж отдельными периодами может устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые работали вместе с вами и имеют подтверждение собственной работы за то же время. Такой порядок предусмотрен постановлением Кабмина № 637.
В случае уничтожения документов из-за боевых действий или оккупации процедура аналогична — собирают все имеющиеся подтверждения и обращаются в ПФУ. Дубликат трудовой книжки оформляют по последнему месту работы или на новом месте работы по заявлению работника.
Как проверить, оцифрована ли уже книжка, и что делать дальше
Войдите в личный кабинет на portal.pfu.gov.ua. В разделе «Электронная трудовая книжка» просмотрите вкладку с записями и оцифрованными данными. Если всё отображается корректно — дополнительных действий не требуется.
Можно также заказать выписку из электронной трудовой книжки через «Коммуникации с ПФУ» → «Запрос на получение электронных документов». Эта выписка используется при трудоустройстве вместо бумажной книжки.
После 10 июня 2026 года работодатели не хранят бумажные трудовые книжки работников. При приёме на работу кандидат может предоставить либо бумажную книжку, либо выписку из реестра. Работодатель не имеет права требовать именно бумажный вариант.
Распространённые ошибки, которые затягивают процесс
Чаще всего люди допускают такие промахи:
- сканируют чёрно-белые копии или нечёткие фото;
- загружают файлы больше 1 МБ;
- пропускают отдельные страницы или нарушают хронологию;
- не проверяют правильность записей в самой книжке перед сканированием (ошибки в ФИО, отсутствующие печати, незаверенные исправления);
- подают лишь часть документов, забывая о периодах обучения, военной службы или ухода за ребёнком.
Перед подачей стоит внимательно просмотреть все записи. Если нашли ошибки — сначала исправьте их в установленном порядке, а уже потом сканируйте.
Также многие думают, что после 10 июня 2026 года уже поздно. Это не так. Процедура остаётся открытой, просто очереди в сервисных центрах могут быть длиннее.
Ключевые выводы
Оцифровка трудовой книжки — это не формальность, а защита вашего страхового стажа. Самый удобный путь сегодня — самостоятельно через портал ПФУ при наличии электронной подписи. Если технических возможностей нет, обращайтесь лично или через работодателя.
Помните: бумажная книжка не утрачивает силу, но электронная версия делает подтверждение стажа быстрым и надёжным. Чем раньше данные попадут в реестр, тем меньше рисков в будущем — особенно при назначении пенсии. Проверьте свой кабинет уже сегодня и закройте этот вопрос раз и навсегда.